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オーナーさまへはすべての情報をご提供。特に報告書はとても重要です。
代表取締役　長谷川　彰氏
株式会社スペースワン
管理戸数　　　：　約400戸
導入前の課題　：　報告書作成にかかる作業負担の軽減
利用プラン　　：　家賃管理プラン
設立当初から賃貸管理業務が中心だったのですか？
その経験が現在に活かされているのですね。
そうですね。その経験のおかげで業務開始時から、入居者の方と親密にコミュニケーションを行い、お問合せに対しては迅速に対応することができました。また、オーナーさまには、報告書を提出する際、エンドユーザーからの問合せ内容や当社の対応履歴などをまとめた資料をお渡しするなど、きめ細やかな対応を心がけた結果、信頼関係を築くことに成功いたしました。
長谷川氏が自ら報告しているオーナーへの対応履歴の報告書。入居者からの問合せに対する対応など事細かに記載されている。
オーナーさまへの報告書が大切だとお感じになり、力をかけているのですね。
はい。後々トラブルにならないよう、報告書を提出する際は細かい入居者とのやりとりも漏らさずお伝えするように心がけております。その理由から対応履歴などの書類は最大で４枚程になることもございます。Word やExcel で作成していた頃には、収支報告書も合わせて、１人のオーナーさまに対して書類制作に半日以上かかることも多くございました。
そこで業務軽減のために賃貸管理システムを導入されたということでしょうか？
そうなんです。入出金の管理もExcel を利用していたので、報告書との照らし合わせなども大変でしたので、システム導入の重要性を感じていました。しかし・・・
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